Bộ Tứ Quản Trị

FIRE: How Fast, Inexpensive, Restrained, and Elegant Methods ...

F.I.R.E, Dan Ward

Bộ tứ quản trị nêu ra phương pháp 4T giúp bạn bắt tay vào thực hiện một sự cải tiến, cách tân mới. 4T đặt ra các giới hạn để bạn đạt được kết quả đột phá nhất.

Cuốn sách dành cho

  • Các trưởng nhóm hoặc nhà quản trị dự án;
  • Những doanh nhân khởi nghiệp với ý tưởng sáng tạo;
  • Những doanh nghiệp đang tìm kiếm phương pháp quản trị nhóm.

Tác giả 

Dan Ward là tác giả, nhà tư vấn, kĩ sư với ba bằng kĩ thuật và hai mươi năm làm việc trong Không quân Hoa Kỳ. Mới đây ông đã đưa ra một dịch vụ tư vấn giúp khách hàng giảm thiểu chi phí, thời gian và công sức khi thực hiện các dự án cải cách.

Quản trị bằng phương pháp 4T

Quản trị dự án là công việc đòi hỏi nhiều thách thức. Bạn phải đương đầu với nhiều vấn đề như ngân sách, hợp đồng nhà cung cấp, tiến độ hay tinh thần làm việc của cả nhóm. Nếu may mắn làm việc với dự án quen thuộc, bạn có thể tham khảo ý tưởng và lường được một số phát sinh có thể xảy ra từ những dự án đi trước. Nhưng nếu bạn muốn khai triển một kế hoạch mới lạ trước giờ chưa từng có thì mọi việc sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Để giúp bạn hoàn thành dự án với chất lượng cao nhất, bằng cách nhanh nhất, hiệu quả nhất có thể, chúng tôi xin đưa ra một phương pháp hoàn mới: 4T – Tốc độ, Tiết kiệm, Thâu tóm và Tối giản.

Trong các dự án dài hơi, đôi khi rất khó để theo dõi tiến độ và thành quả công việc. Muốn có Tốc độ, bạn hãy chia nhỏ công việc thành từng phần và hoàn thành chúng lần lượt theo đúng hạn được đặt ra. Điều này có nghĩa là bạn phải tự lập và tuân theo lịch làm việc một cách nghiêm túc. Làm nhanh không có nghĩa là làm ẩu, hãy cẩn thận ngay từ đầu nếu không việc làm đi làm lại sẽ chỉ khiến bạn mất thêm nhiều thời gian công sức.

Tiết kiệm có thể thực hiện bằng cách duy trì một ngân sách hạn chế. Trước khi ném tiền vào một mục nào đó, hãy vận dụng hết trí não khai thác tối đa những gì bạn đang có. Tiết kiệm không đồng nghĩa với hàng rẻ, kém chất lượng mà có nghĩa là bạn phải sử dụng hiệu quả hết sức có thể. 

Thâu tóm tương đương với quyền kiểm soát. Các cuộc họp thường xuyên, hoạt động theo nhóm nhỏ hay nguồn ngân sách kín giúp bạn nắm mọi thứ trong bàn tay, khi đó bạn có thể hạn chế tối đa các rủi ro không may xảy ra.

Cuối cùng là Tối giản. Các dự án đơn giản nếu được thực hiện trơn tru thì mang lại hiệu quả cao hơn những kế hoạch phức tạp vì chúng dễ tiến hành và kết quả được đảm bảo hơn.

Xác định vấn đề cụ thể để tìm ra yêu cầu chung 

Chỉ cần gõ câu hỏi lên Google, nó sẽ hiển thị cho bạn vô số câu trả lời. Sáng tạo cũng như vậy, đầu tiên bạn phải biết mình muốn hỏi điều gì trước đã.

Để tìm giải pháp cho một vấn đề cụ thể, hãy bắt đầu bằng việc khái quát nó. Phương pháp giải quyết vấn đề sáng tạo TRIZ của Nga có thể giúp ích cho bạn trong việc này. TRIZ có thể giải quyết mọi vấn đề kĩ thuật trong bốn bước. Bước thứ nhất là xác định được cụ thể vấn đề. Thứ hai, khái quát nó. Thứ ba, tìm ra một giải pháp chung cho vấn đề lớn. Thứ tư, sử dụng giải pháp chung để phát triển một giải pháp cụ thể cho vấn đề riêng của bạn.

Ví dụ vấn đề cụ thể của bạn là bạn muốn thiết kế một động cơ lớn hơn giúp máy bay bay cao và xa hơn nhưng trọng lượng quá nặng lại khiến máy bay không thể cất cánh. 

Khái quát lại thì vấn đề nằm ở chỉ số công suất và trọng lượng của máy bay. Nếu đã tìm được câu trả lời chung cho bài toán này, bạn sẽ có thể áp dụng nó và giải quyết câu hỏi riêng của mình.

Bạn cũng cần phải xác định đâu là nhu cầu thiết yếu nhất. Không phải lúc nào bạn cũng có đủ tài lực để đáp ứng tất cả các nguyện vọng nên hãy cân nhắc và chọn ra yêu cầu quan trọng nhất và hoàn thành nó.

Nghiêm khắc tuân theo một trình tự cố định và nguồn ngân sách hạn chế

Bạn đã từng thử nấu ăn theo một công thức trong sách, thêm nếm cái này, bỏ bớt cái kia, cuối cùng kết quả lại chẳng được như hình minh họa? Đôi khi tốt hơn hết là bạn nên nghe theo công thức ban đầu. Triển khai một dự án mới cũng vậy, khi đã có trình tự làm việc và ngân sách cố định thì hãy cố gắng thực hiện theo chúng.

Năm 1981, các kỹ sư người Mỹ bắt đầu nghiên cứu một loại máy bay tiêm kích tàng hình mang tên Raptor F-22 để đối phó với công nghệ của Liên Xô. Dự án đã thành công, nhưng là vào tháng 12 năm 2005 – nhiều năm sau khi Liên Xô sụp đổ.

Nguồn cơn của sự chậm trễ này là khi các nhà thiết kế gia hạn thời gian thêm sáu tháng. Vì muốn sản phẩm phải thật hoàn hảo, họ kiên trì tinh chỉnh đến khi thực sự hài lòng. Tuy nhiên, quá trình này kéo theo rất nhiều chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ của toàn bộ dự án. Kết quả là sự chậm trễ giống như trái cầu tuyết, càng lăn càng tích lớn và con số cuối cùng lên tới mười năm ròng. 

Rút kinh nghiệm từ chuyện này, hãy kiên quyết theo sát tiến độ và ngân sách đã đặt ra. Đừng cố nhét tất cả các tính năng vào sản phẩm nếu bạn không muốn tạo ra một F-22 lần nữa. 

Trong khi các nhà khoa học đang lãng phí thời gian với F-22 thì một phát minh khác đã nhanh chóng vượt lên: máy bay không người lái (UAV). Nó chính là ví dụ rõ ràng nhất cho phương pháp 4T với chức năng duy nhất là giám sát và giá thành sản xuất không quá lớn, chỉ khoảng 60.000$.

NASA chỉ đổi mới khi cần thiết 

Nghĩ đến “sáng tạo”, hẳn bạn sẽ nghĩ đến điều gì đó rất phức tạp và tốn kém. Nhưng với NASA thì không, họ tập trung vào việc đơn giản hóa và đẩy nhanh tiến độ, những ý tưởng cách tân chỉ được thêm vào khi thực sự cần thiết.

Năm 1999, NASA bắt đầu dự án tàu vũ trụ mang tên “Bụi sao” với kì vọng thu thập được các hạt bụi từ đuôi sao chổi trong thiên hà và đưa chúng trở về phục vụ cho nghiên cứu.

Nhóm phát triển hoàn thành đúng thời hạn với chi phí dưới cả ngân sách mà NASA đã đặt ra. Họ đã làm thế nào? Yêu cầu nhiệm vụ của nhóm rất rõ ràng, các thành viên tập trung vào ba nhiệm vụ quan trọng nhất: tiếp cận sao chổi, thu thập 1.000 hạt bụi và mang chúng trở lại Trái Đất. Những mục đích khác như chụp ảnh sao chổi tuy có nhưng chỉ là thứ yếu so với ba trọng tâm trên.  

Sự thành công của “Bụi sao” minh chứng cho tầm quan trọng của việc tập trung đổi mới các yêu cầu cụ thể. NASA có thể đã triển khai dự án từ những bước đầu tiên, nhưng vì muốn đơn giản hóa và đồng thời tiết kiệm ngân sách hết mức có thể nên họ đã sử dụng nhiều phần đã được phát triển từ những dự án trước. Trên thực tế, sự đổi mới đúng nghĩa duy nhất là thiết bị thu thập bụi airgel, còn lại tất cả các phần khác đều là được tái sử dụng.

Ít ăn nhiều 

Đơn giản là tốt đẹp! Việc đơn giản hóa không chỉ tiết kiệm thời gian, tiền bạc công sức mà còn mang lại kết quả mỹ mãn hơn. 

Chromebook của Google là một ví dụ: nó chỉ có các tính năng phổ biến nhất của Google như công cụ tìm kiếm hay Google Drive. Dù có thể tích hợp vô số tính năng khác vào trong chiếc máy tính này, nhưng Google đã không làm thế, họ hiểu rằng việc bổ sung vài thứ cồng kềnh không đủ để bù lại sự tốn kém về thời gian và nguồn lực phải bỏ ra.

Để cân bằng được điểm phức tạp “vừa đủ”, bạn cần đến “stormdraining” – phương pháp bòn rút. Ngược lại với việc động não để nảy ra thêm nhiều ý tưởng mới lạ thì stormdraining tập trung lược bỏ những tính năng không thực sự mang lại lợi ích đáng kể. Điểm cân bằng giữa phức tạp và đơn giản của mỗi dự án là khác nhau. Thử bỏ đi một tính năng, nếu sản phẩm vẫn hoạt động thì tiếp tục bỏ đi tính năng thứ hai, thứ ba,.. cho đến khi không thể tách bất kì tính năng nào nữa mà vẫn đảm bảo sản phẩm vận hành trơn tru. 

Quá trình này đòi hỏi khá nhiều thời gian và tính sáng tạo, nhưng hiệu quả hơn nhiều so với việc tiến hành một dự án cồng kềnh tốn kém!

Tóm lại hãy nhớ xem xét dự án một cách cẩn thận – lược bỏ những phần tiêu tốn tài nguyên mà không đem lại hiệu quả đáng kể và tập trung phát triển các tính năng thực sự cần thiết.

Tổng kết 

Thông điệp chính

Đổi mới có hiệu quả là tập trung sức lực và các nguồn tài nguyên vào các nhiệm vụ thiết yếu nhất. Bạn cần phải làm việc nhanh gọn, tiết kiệm, đặt mọi thứ trong tầm kiểm soát và tối giản hết mức có thể. Bằng cách áp dụng phương pháp 4T, bạn không chỉ hoàn thành dự án đúng tiến độ mà còn có kết quả chất lượng hơn.

Sách cùng chủ đề

Chu trình giản đơn, Dan Ward