Năm Lỗ Hổng Trong Kĩ Năng Làm Việc Nhóm

Amazon.com: The Five Dysfunctions of a Team, Enhanced Edition: A ...

The Five Dysfunctions Of A Team (2002), Patrick M.Lencioni

Năm lỗ hổng trong kĩ năng làm việc nhóm (2002) đưa ra quan điểm rằng ngay từ khi thành lập, các nhóm làm việc đều luôn có những sai sót như một lẽ tự nhiên. Vì vậy, để quá trình làm việc thực sự hiệu quả, chúng ta buộc phải thực hiện một số hành động nhất định. Cuốn “cẩm nang” này sẽ giúp những người lãnh đạo thực hiện các công việc đó.

Cuốn sách này phù hợp với

  • Những người muốn biết các điều kiện tiên quyết để lập nên một đội hoàn hảo;
  • Những người muốn tìm hiểu về phong cách lãnh đạo có thể giúp các thành viên phối hợp hiệu quả;
  • Những người muốn tìm hiểu về cách ứng xử nơi làm việc

Tác giả của cuốn sách này là

Patrick Lencioni, nhà tư vấn chiến lược đồng thời là chủ tịch của The Table Group. Bên cạnh đó, ông cũng là tác giả của rất nhiều cuốn sách bán chạy nhất, điển hình là cuốn Chết vì hội họp. Năm 2008, CNN Money đã đưa ông vào danh sách “10 chuyên gia tất cả mọi người nên biết”.

Chương 1. Giá trị lớn nhất cuốn sách mang lại: Cách xây dựng và duy trì một nhóm làm việc hiệu quả.

Bất kì ai từng hợp tác với các cộng sự khác để đạt được một thành tích nào đó đều hiểu mức độ quan trọng và khó khăn của quá trình làm việc nhóm (teamwork). Trên thực tế, teamwork hiệu quả đòi hỏi sự nỗ lực của tất cả các thành viên. Bản thân teamwork đã ẩn chứa những lỗ hổng ngay từ khi thành lập bởi lẽ nó được tạo ra từ những con người với nền tảng, quan điểm và mục tiêu cá nhân khác nhau.

Tuy nhiên, những nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể lấp đầy được những lỗ hổng ấy bằng một số phương pháp nhất định. Ví dụ, họ phải biết cách tạo dựng niềm tin đủ để các thành viên thoải mái khi tranh luận với nhau. Bên cạnh đó, họ cũng cần đặt ra các mục tiêu đủ thúc đẩy mọi người cố gắng. Nhưng quan trọng không kém đó là các lãnh đạo phải biến mình thành tấm gương tiêu biểu cho các thành viên noi theo.

Cuốn sách sẽ giải đáp các vấn đề quan trọng liên quan đến teamwork, ví dụ:

  • Tại sao teamwork lại vô cùng quan trọng mặc dù bản thân các cá nhân đã rất xuất sắc?
  • Tại sao niềm tin là điều quan trọng nhất? Tại sao mọi người nên chia sẻ những điểm yếu của bản thân một cách cởi mở?
  • Làm thế nào để cả nhóm tập trung cho mục tiêu chung thay vì vụ lợi cá nhân?

Chương 2. Hãy coi teamwork là mối bận tâm hàng đầu của bạn.

Có thể việc xác định xem yếu tố nào làm nên thành công của một nhóm khá mơ hồ, tuy nhiên có một điều chắc chắn rằng: Một đội ăn ý sẽ dễ dàng đạt được thành công hơn những cá nhân đơn lẻ xuất sắc. Đó chính là lí do tại sao trong môn bóng rổ, một đội gồm những cá nhân chơi trung bình nhưng phối hợp ăn ý sẽ dễ đánh bại một đội gồm những cá nhân tài năng nhưng lại chơi độc lập. Nhưng tại sao lại như vậy?

Bởi lẽ, những cá nhân kia luôn tranh đấu lẫn nhau, cố gắng để trở nên vượt trội. Điều đó sẽ làm tinh thần cả nhóm chán nản, thành quả làm việc không được coi trọng, và khiến những nhân tố tiềm năng từ bỏ khi họ đã quá mệt mỏi.

Decision Tech, một công ty công nghệ thuộc thung lũng Silicon là một ví dụ điển hình. Đây đã từng là một công ty khởi nghiệp đầy tiềm năng. Tuy nhiên, họ dần dần mất đi vị thế đó và tương lai công ty cuối cùng trở nên hoàn toàn mù mịt. Decision Tech luôn chật vật đi tìm kiếm khách hàng, mặc dù họ chiêu mộ được đội ngũ bán hàng, kĩ sư tài giỏi và dày dặn kinh nghiệm, thu hút được nhà đầu tư đắt giá. Vậy thì tại sao?

Vấn đề nằm ở khả năng teamwork yếu kém của ban lãnh đạo. Những cá nhân giỏi giang và tham vọng ấy luôn đấu tranh cho lợi ích cá nhân trước tiên. Vì vậy, ngay khi lên nhậm chức, việc đầu tiên mà Kathryn Peterson, CEO mới của Decision Tech thực hiện là thay đổi cách thức làm việc nhóm. Cô ưu tiên việc này hơn bất kì mục tiêu tài chính nào, nhờ đó mà công ty đã dần quay trở lại với quỹ đạo ổn định ban đầu.

Ở chương tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu xem tại sao niềm tin chính là nền tảng của một nhóm làm việc ăn ý.

Chương 3. Niềm tin-nền tảng quan trọng của teamwork – chỉ được xây dựng thông qua sự cởi mở về chính những lỗi lầm và nhược điểm của bản thân.

Chúng ta đều biết rằng niềm tin và sự tôn trọng là điều quan trọng nhất trong tất cả các mối quan hệ. Đồng thời, nó cũng chính là nền tảng của một nhóm làm việc ăn ý.

Khi tất cả các thành viên tin tưởng lẫn nhau, họ mới có thể thoải mái trao đổi, bàn luận, đưa ra ý kiến về những vấn đề quan trọng và nhạy cảm, từ đó các quyết định cuối cùng mới thực sự chính xác. Ngược lại, các vấn đề quan trọng có thể bị bỏ qua để tránh xung đột nếu họ không có đủ niềm tin với nhau.

Bộ phận kinh doanh của Decision Tech là một ví dụ điển hình cho phong cách làm việc theo phương pháp giao tiếp cởi mở, thẳng thắn dựa trên nền tảng niềm tin. Khi Carlos Amador, trưởng phòng chăm sóc khách hàng, đề xuất được tiếp quản vị trí mới, các cộng sự còn lại đã thẳng thắn bày tỏ ý kiến của họ rằng Carlos không thực sự phù hợp với vị trí ấy. Carlos cũng rất thoải mái với quan điểm đó và công nhận rằng giám đốc điều hành mới là ứng cử viên xứng đáng. Nếu trong bộ phận mọi người không tin tưởng lẫn nhau, thì hẳn là tình huống trên sẽ dẫn đến những xung đột và Carlos chắc chắn sẽ bảo vệ cái tôi của mình đến cùng.

Vậy xây dựng niềm tin bằng cách nào?

Cách đơn giản nhất là bản thân mỗi cá nhân đều sẵn lòng tôn trọng và lắng nghe người khác. Tuy nhiên, trong một thế giới không công bằng, nơi mà con người luôn đấu tranh cho lợi ích cá nhân và cố gắng trở thành người giỏi nhất, việc đó không hề dễ dàng.

Để xây dựng niềm tin, các thành viên trong nhóm phải cảm thấy rằng họ không cần thiết phải cảnh giác với các cộng sự của mình, thay vào đó là việc chia sẻ những nhược điểm, lỗi lầm của bản thân một cách cởi mở. Bằng cách này, họ sẽ nhanh chóng nhận ra thiện chí của đồng đội dành cho họ. 

Nhưng ai sẽ là người đầu tiên chia sẻ điểm yếu của mình? Chương tiếp theo sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi ấy.

Chương 4. Bước đầu tiên để xây dựng niềm tin chính là người đứng đầu phải sẵn sàng thừa nhận lỗi lầm và điểm yếu của bản thân.

Theo những gì đã đề cập ở chương trước, có thể nói rằng, xây dựng niềm tin chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của người lãnh đạo.

Niềm tin được xây dựng khi mọi người thoải mái thừa nhận điểm yếu, lỗi lầm của mình mà không lo sợ bị đánh giá. Bởi lẽ đó là khi các thành viên đã bắt đầu hiểu về ưu nhược điểm của nhau hơn, và họ sẽ cố gắng giúp các đồng đội bớt lo lắng và mở lòng với mọi người.

Để làm điều này ở Decision Tech, Kathryn đã tổ chức những dịp để các nhân viên chia sẻ với mọi người về ưu nhược điểm của bản thân. Nhưng đầu tiên, chính những là lãnh đạo phải chia sẻ về chính bản thân mình, để các nhân viên thấy rằng sẽ không ai coi thường họ vì những nhược điểm, lỗi lầm. Ví dụ, Kathryn đã thú nhận những lỗi lầm tai hại của bản thân trong quá khứ, thậm chí vị CEO tài giỏi còn từng bị đuổi việc. Sự thẳng thắn và dũng cảm của lãnh đạo đã khuyến khích các nhân viên tự tin bày tỏ.

Trong chương tiếp theo, bạn đọc sẽ thấy rằng niềm tin cũng chính là yếu tổ quan trọng nhất trong các cuộc tranh cãi, bàn luận hiệu quả. 

Chương 5. Nếu tin tưởng lẫn nhau, mọi người sẽ không ngại tham gia vào các cuộc tranh luận để đưa ra quyết định tối ưu.

Hầu hết mọi người đều nghĩ rằng xung đột là điều tiêu cực. Tuy nhiên, những quyết định sáng suốt nhất thường là kết quả của quá trình tranh luận sôi nổi, đặc biệt là tranh luận về ưu nhược điểm của từng ý kiến. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng khi cuộc tranh luận mang tính xây dựng. Hay nói cách khác, các thành viên phải tập trung vào chủ đề chứ không phải cố gắng bảo vệ cái tôi cá nhân của mình.

Nếu không có sự tin tưởng lẫn nhau, các thành viên thường sẽ cố gắng tránh những đề tài gây tranh cãi, các cuộc tranh biện để cố gắng giữ hòa khí trong nhóm. Ví dụ, khi Kathryn tới Decision Tech, cô nhận ra ban lãnh đạo rất ít khi tranh biện với nhau. Vì niềm tin giữa họ chưa đủ lớn, nên các vấn đề gây tranh cãi thường bị bỏ qua dù nó có quan trọng. Ngược lại, khi đã tin tưởng cộng sự của mình, sẽ không còn ai ngại bày tỏ ý kiến cá nhân của mình vì họ biết rằng, dù ý kiến có tích cực hay tiêu cực sẽ không ai nghĩ rằng họ đang cố tình phá hoại.

Có thể nói, quyết định sáng suốt là kết quả của các cuộc tranh luận tích cực, và tranh luận tích cực lại xuất phát từ sự tin tưởng. Vì vậy, cuốn sách đã chứng minh rằng, khi sự tin tưởng đủ lớn, cả nhóm có thể vượt qua mọi trở ngại. 

Nhưng sẽ ra sao nếu không thể đi đến một thống nhất cuối cùng? Trong chương tiếp theo, bạn sẽ nhận ra rằng điều đó cũng không hẳn là quá tệ.

Chương 6. Mọi người đều phải có trách nhiệm với quyết định chung, dù nó không phải là sự thống nhất của cả nhóm hay không ai có thể đảm bảo tính đúng đắn của nó.

Hầu hết chúng ta đều đã từng gặp phải tình huống mà cả nhóm không thể đưa ra được một quyết định cuối cùng. Tuy nhiên, một trong những điểm chung của những nhóm làm việc hiệu quả chính là khả năng đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm với nó. Bởi lẽ, họ biết rằng dù quyết định là gì thì nó cũng tốt hơn việc không có quyết định nào cả, đặc biệt với những vấn đề quan trọng.

Đồng thời, tất cả thành viên đều phải chịu trách nhiệm với quyết định chung, nếu không mọi thứ sẽ rất mơ hồ. Trong ban lãnh đạo của một doanh nghiệp, điều đó sẽ làm mục tiêu cuối cùng bị lệch hướng. Đặc biệt, khi công việc được chuyển xuống cấp dưới, sự sai lệch sẽ càng nghiêm trọng hơn nữa.

Trong những nhóm phối hợp ăn ý, quyết định được đưa ra để mọi người có thể tin tưởng vào nó. Tuy nhiên, để đạt được sự đồng thuận giữa những con người với các quan điểm và ý kiến khác nhau là rất khó. Vì vậy, việc cố gắng đi tìm một lựa chọn có thể làm hài lòng tất cả mọi người không phải là giải pháp khôn ngoan. Thay vào đó, những người có khả năng làm việc nhóm tốt đều hiểu rằng, sự đồng thuận có nghĩa rằng các thành viên đều sẵn sàng chịu trách nhiệm với nó vì họ nhìn thấy được mục tiêu cuối cùng của công việc, cho dù nó không trùng với ý kiến cá nhân họ.

Để làm được điều ấy, tất cả các thành viên đều phải được đưa ra ý kiến của cá nhân mình, để họ luôn cảm thấy mình được lắng nghe và tôn trọng. Với rất nhiều người như vậy là đủ, họ không cần mọi người phải nghe theo những gì họ nói ra. Khi tất cả ý kiến của các thành viên đều đã được xem xét, cả nhóm sẽ bắt đầu đi tìm quyết định cuối cùng. Đó chính là lí do tại sao trong các nhóm làm việc ăn ý, tất cả mọi người đều có trách nhiệm với quyết định chung dù trước đó họ đã tranh biện với nhau rất hăng say.

Chương 7. Trong một nhóm, mọi công việc đều phải khách quan và minh bạch.

Một trong những tình huống khó xử nhất khi làm việc nhóm chính là lúc bạn phải phê bình thành quả hay thái độ làm việc của một thành viên khác. Bởi lẽ, đối phương sẽ cảm thấy bạn đang chĩa mũi vào chuyện của người khác, hoặc bạn đang cố đề cao bản thân mình hơn mọi người xung quanh.

Nhưng nếu không làm vậy, người lãnh đạo sẽ trở thành nguyên nhân gốc rễ gây ra sự vô kỉ luật trong nhóm, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc chung. Vì vậy, ở Decision Tech, nếu một cá nhân không hoàn thành bản phân tích cạnh tranh đúng hẹn, Kathryn sẽ nhắc nhở cả team cần hoàn thành nó, và chắc chắn sau đó họ sẽ hối thúc thành viên trễ phụ trách kia.

Trong một số nhóm, các thành viên thường cố gắng miễn cưỡng phớt lờ vấn đề của các thành viên để giữ hòa khí. Tuy nhiên, họ không biết rằng, cách làm việc ấy sẽ trực tiếp phá hoại mối quan hệ giữa mọi người. Bởi lẽ, theo thời gian, mọi người sẽ dần khó chịu với nhau khi có ai đó hoàn thành công việc không tốt, ảnh hưởng tới cả nhóm.

Ngược lại, sự gắn kết giữa các thành viên sẽ được cải thiện đáng kể khi họ làm việc thẳng thắn và minh bạch với nhau. Cách làm việc ấy sẽ thể hiện sự tôn trọng khi tất cả mọi người đều ở một mức kì vọng công việc tương đương nhau. Nếu một cá nhân bị nhắc nhở về hiệu quả làm việc, họ sẽ hiểu rằng đó hoàn toàn là vì công việc chung.

Quan trọng nhất, sự minh bạch trong công việc là thứ sẽ mang lại thành quả công việc tối ưu nhất cho cả nhóm. Bởi lẽ bản thân các thành viên sẽ tự ý thức rằng nếu mình không cố gắng hết sức sẽ làm ảnh hưởng tới tất cả mọi người.

Chương 8. Để làm việc hiệu quả, kết quả chung của cả nhóm phải được đặt lên trên mục đích cá nhân.

Bất kì cá nhân hay nhóm làm việc nào đều có những mục tiêu của riêng mình. Nhưng để phối hợp hiệu quả, mục tiêu chung phải được đặt lên trước tham vọng cá nhân.

Đó là lý do tại sao chồng của Kathryn, một huấn luyện viên bóng rổ lại sa thải một vận động viên tài năng. Không quan tâm đội mình thắng hay thua, anh ta chỉ để ý đến số bàn thắng bản thân mình ghi được.

Nếu tình trạng tương tự xảy ra trong nhóm của bạn, mọi người sẽ nhanh chóng quên đi mục tiêu chung của cả tập thể, mọi công việc đều đình trệ. Vì vậy, các thành viên muốn cống hiến cho công việc chung sẽ rời đi vì cảm thấy môi trường độc lập này không hợp với họ. 

Nhưng làm sao để mọi người đều tập trung vào mục tiêu chung? Hãy chọn một mục tiêu cụ thể. Mục tiêu đạt được 18 khách hàng đến cuối năm của Decision Tech là một ví dụ minh họa.

Khi mọi người đều ý thức được nhiệm vụ cụ thể, các thành viên sẽ chủ động giúp đỡ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung dù đôi khi đó không phải là trách nhiệm của họ. Ví dụ, bộ phận kĩ thuật sẽ giúp đỡ phòng kinh doanh trong việc miêu tả sản phẩm vì đó là cách tốt nhất để họ đạt được mục tiêu của cả nhóm.

Chương 9. Các nhóm teamwork hiệu quả tiết kiệm thời gian bằng cách dành thật nhiều thời gian với nhau.

Không con thuyền nào có thể đi được nếu mỗi tay chèo lại đi theo một hướng khác nhau, hay nói cách khác, mỗi người có một quyết định của riêng mình. Làm sao để giải quyết được vấn đề này? Câu trả lời là hãy dành nhiều thời gian gặp nhau.

Đầu tiên, nó sẽ giúp mọi người gắn bó và tin tưởng nhau hơn, nhờ đó giải quyết các khó khăn một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất.

Thứ hai, mọi tranh cãi, bàn luận sẽ dễ giải quyết hơn rất nhiều nếu gặp mặt trực tiếp.

Ngoài ra, khi gặp mặt trực tiếp, từng người sẽ hiểu rõ về công việc của những thành viên khác hơn, từ đó tìm ra cách nâng cao kĩ năng của bản thân, trách các công việc vụn vặt không cần thiết. Ví dụ, tình trạng quá tải sẽ được giảm thiểu bởi mọi người đều hiểu rõ công việc của các thành viên khác. Đây là cơ sở hoàn hảo để phân công công việc hợp lý và thông minh nhất. Đó là lí do tại sao Katheryn lại tổ chức những buổi gặp mặt thường xuyên bắt buộc cho nhân viên của mình.

Kết luận

Làm việc nhóm là một trong những phương pháp hiệu quả nhất. Tuy nhiên, việc đạt được kĩ năng ấy sẽ rất khó khăn bởi bản thân một nhóm đã ẩn chứa rất nhiều vấn đề ngay từ lúc thành lập. Nền tảng của một nhóm phối hợp ăn ý là niềm tin, những cuộc tranh luận tích cực, trách nhiệm với quyết định chung, cách làm việc rõ ràng minh bạch và sự ưu tiên công việc chung.

Lời khuyên hữu ích

  • Để trở thành một lãnh đạo tốt, hãy biến bản thân mình thành một tấm gương sáng cho mọi người
  • Hãy đặt ra những mục tiêu cụ thể và rõ ràng nhất.