Nhà Quản Trị Thành Công

The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right ...

The Effective Executive, Peter F. Drucker

Trong Nhà quản trị thành công, tác giả Peter Drucker đào sâu về những điều mà nhà quản trị cần hoàn thành và cách họ nhận thức vai trò của mình. Đây là cuốn sách sẽ giúp bạn suy nghĩ một cách hiệu quả về những việc mình làm. Tất cả nhà quản trị, kể cả những người vốn thành công, đều thu được lợi ích khi đọc cuốn sách này.

Ai nên đọc cuốn sách này?

  • Những ai muốn nâng cao năng suất cá nhân, đặc biệt là trong công việc;
  • Những ai khao khát trở thành một nhà lãnh đạo giỏi;
  • Những ai đang giữ vị trí lãnh đạo.

Ai đã viết cuốn sách này?

Peter F. Drucker là một chuyên gia tư vấn ngành quản trị, tác giả của 39 đầu sách và hàng loạt bài báo về con người và tổ chức. Ông được mệnh danh là nhà hiền triết của lĩnh vực kinh doanh đích thực, cha đẻ của ngành quản trị hiện đại với vô số dự đoán về xu thế trọng yếu. Mỗi cuốn sách của Drucker là tác phẩm kinh điển về kinh doanh chính thống, bao gồm Nhà Quản Trị Thành Công.

Điều gì tạo nên một nhà điều hành hiệu quả?

Một nhà điều hành hiệu quả không nhất thiết phải là người lãnh đạo, hay phải có phẩm chất của một nhà lãnh đạo. Một vài CEO giỏi nhất của các tổ chức kinh tế và tổ chức phi lợi nhuận không hẳn là những nhà lãnh đạo điển hình. Họ có những cá tính, thái độ, giá trị, điểm mạnh, điểm yếu rất đa dạng. Họ có thể là người hướng ngoại hoặc hướng nội, dễ tính, cởi mở hoặc khó gần, rộng rãi hay keo kiệt, v.v…

Cái khiến họ trở nên có hiệu quả là việc tuân thủ tám quy tắc thực hành sau:

  1. Tập trung vào những gì cần làm

Thông thường, điều này không đồng nghĩa với những gì bạn muốn làm. Chúng thường chỉ là một, hai nhiệm vụ cụ thể. Trong số đó, bạn hãy tập trung vào nhiệm vụ ưu tiên, các nhiệm vụ còn lại hãy phân cho cấp dưới. Một nhà quản lý hiệu quả thường tập trung vào những công việc mà họ làm tốt nhất, bởi họ biết rằng nếu nhà quản trị cấp cao hoạt động hiệu quả thì cả tổ chức cũng hiệu quả, và ngược lại.

  1. Đảm bảo hành động của bạn mang lại lợi ích cho tổ chức 

“Điều gì là đúng đắn cho tổ chức?” Những nhà quản trị hiệu quả không quan tâm cái gì là đúng đắn đối với người chủ, nhân viên, nhà quản lý hay giá cổ phiếu, dù họ biết chúng cũng quan trọng trong việc ra quyết định. Tuy nhiên, một quyết định không đúng đắn với chính tổ chức cuối cùng cũng sẽ ảnh hưởng đến những người có quyền lợi liên quan. 

  1. Thiết lập các kế hoạch hành động 

Kiến thức là vô dụng nếu không chuyển thành hành động cụ thể. Tuy nhiên, hành động mà không có kế hoạch cũng chỉ phản tác dụng. Kế hoạch hành động sẽ phản ánh những ý định của bạn, chứ không phải các cam kết. Do đó, kế hoạch không nên chặt chẽ, gò bó mà cần linh hoạt, thường xuyên xem xét điều chỉnh vì mỗi thành công hay thất bại, mỗi thay đổi trong môi trường kinh doanh hay con người của tổ chức đều tạo ra cơ hội mới. 

  1. Chịu trách nhiệm cho quyết định của mình

Hãy chắc chắn rằng mọi người nắm được các thông tin về mỗi quyết định, bao gồm: tên người chịu trách nhiệm thi hành, hạn chót, tên người bị ảnh hưởng bởi quyết định, tên người cần được thông báo về quyết định (họ không bị ảnh hưởng trực tiếp từ nó).

  1. Chịu trách nhiệm về giao tiếp

Nhà quản lý hiệu quả cần đảm bảo các kế hoạch hành động cũng như nhu cầu thông tin của họ phải được hiểu đúng. Cụ thể là họ cần chia sẻ và ghi nhận các nhận xét từ đồng nghiệp, cả cấp trên và cấp dưới, đồng thời cho mọi người biết họ cần thông tin gì để hoàn thành công việc.

  1. Tập trung vào cơ hội 

Nhà quản lý giỏi sẽ tập trung vào cơ hội nhiều hơn là các vấn đề. Giải quyết vấn đề thực chất chỉ là ngăn ngừa tác hại, tận dụng cơ hội mới tạo nên kết quả. Hãy nhìn nhận sự thay đổi như là cơ hội hơn là mối đe doạ.

  1. Tổ chức các buổi họp và tranh luận hiệu quả 

Các cuộc họp có thể hoặc là những buổi làm việc nghiêm túc và hữu ích, hoặc là buổi nói chuyện vô bổ, lãng phí thời gian. Tổ chức buổi họp thành công cần tính kỉ luật cao. Hãy xác định hình thức gặp mặt nào là thích hợp và kết thúc chúng ngay sau khi đạt được mục tiêu.

  1. Suy nghĩ và nói “chúng ta” thay vì “tôi” 

Những gì quan trọng với bạn thực sự không liên quan. Điều quan trọng nhất là những gì có giá trị với tổ chức. 

Trên đây là tám cách thực hành để trở thành một nhà quản lý hiệu quả. Tính hiệu quả là một môn học cụ thể, và đã là một môn học thì người ta có thể học, và phải học nó.

Thực tế của việc quản lý

Thật sự, nếu chúng ta không học tập và rèn luyện để trở nên hiệu quả thì thực tế sẽ xô đẩy chúng ta vào thất bại. Một nhà quản trị đầy am hiểu và sáng tạo cũng có thể làm việc không hiệu quả. Để thành công, họ cần phải biết cách sống và làm việc có hệ thống. Tuy nhiên, có bốn “điều kiện thực tế” chủ yếu mà một nhà quản lý không thể kiểm soát được. Mỗi điều kiện đều gắn với bản thân công việc và tổ chức của anh ta, đều gây sức ép lên kết quả và năng suất.

Thứ nhất là sức ép của thời gian.

Quỹ thời gian của nhà quản lý có xu hướng thuộc về tất cả mọi người trong tổ chức. Nếu định nghĩa anh ta qua công việc, có thể nói vui rằng đây là một tù nhân của tổ chức. Ai cũng có thể xen vào thời gian của anh ta. Điện thoại của anh ta có thể reo bất kỳ lúc nào: từ khách hàng, từ sếp, hay từ một ai đó, và “nửa giờ đồng hồ” trôi qua thật dễ dàng! 

Thứ hai là làm việc theo chức năng.

Ở nhiều quốc gia trên thế giới, các nhà quản lý cấp cao thường bị phàn nàn rằng họ vẫn tiếp tục làm những công việc như marketing chẳng hạn, trong khi lý ra họ phải dành nhiều thời gian cho công việc định hướng doanh nghiệp hơn. 

Thứ ba là hiện thực: nhà quản lý thuộc về một tổ chức.

Điều này có nghĩa anh ta chỉ trở nên hiệu quả khi những người khác sử dụng những gì anh ta đóng góp. Thông thường người quan trọng nhất đối với tính hiệu quả của nhà quản lý không phải là những người anh ta trực tiếp điều hành, mà là cấp trên, hoặc người thuộc lĩnh vực khác. 

Cuối cùng là sự thiển cận. 

Mọi nhà quản lý đều coi trọng và gắn bó với nội bộ tổ chức. Cái nhìn bên ngoài tổ chức của họ thường thiên lệch, nhiều khi họ không biết điều gì đã xảy ra ở bên ngoài nữa! Thông tin về việc bên ngoài thường đến tay nhà quản lý thông qua “màng lọc” là các báo cáo – một dạng thông tin được xử lý trước theo tiêu chuẩn của tổ chức.

Trên đây là bốn thực tế mà nhà quản lý không thay đổi được. Chúng là điều kiện cần thiết cho sự tồn tại của anh ta. Tuy nhiên, nhà quản lý cần hiểu rõ rằng anh ta cần có những nỗ lực đặc biệt để trở nên hiệu quả. Và may thay, một nhà quản lý có thể học cách trở nên hiệu quả hơn, mặc cho các vật cản vẫn tồn tại, bằng cách phát triển năm thói quen, từng thói quen sẽ xuất hiện trong các trang tóm tắt sau đây.

Thói quen số 1: “Biết rõ thời gian của bản thân”

Để sử dụng thời gian một cách hiệu quả, thử áp dụng ba bước sau:

Bước một, ghi chép thời gian.

Nếu bạn không theo dõi thời gian của bản thân, bạn sẽ không thể biết mình đã sử dụng (hay hoang phí) nó như thế nào. Do đó, hãy ghi lại một cách cẩn thận độ dài thời gian dành cho mỗi công việc, sau đó sử dụng bản ghi chép này để phân bổ các hoạt động và nhiệm vụ. 

Bước hai, quản lý thời gian.

Thời gian của bạn cần được quản lý một cách có hệ thống. Cần xác định các hoạt động lãng phí thời gian, không sinh lợi, sau đó loại bỏ chúng nếu có thể. Đó có thể là các bài diễn văn liên miên, các bữa ăn tối với khách hàng, những buổi họp không cần thiết,…

Bước ba, hợp nhất thời gian.

Nếu bạn là một quản lý cấp cao, có vẻ như bạn chỉ làm chủ một phần tư thời gian của chính mình, thậm chí có thể ít hơn. Xác định xem bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian toàn quyền sử dụng và tập trung khai thác nó thật tốt. Đừng để bất cứ thứ gì cản trở. Thông thường, việc làm này cần tính tự kỉ luật cao. Hãy làm như vậy bởi bạn không thể đạt được kết quả lâu dài chỉ trong thời gian ngắn, gián đoạn.

Thói quen số 2: “Tôi có thể đóng góp được gì?”

Bạn có bao giờ lo lắng quá mức về hoạt động thường ngày của đội ngũ nhân viên, hơn là kết quả họ có thể đạt được? Một nhà quản lý doanh số hiệu quả không phải là người phụ trách bộ phận bán hàng, mà là người đảm bảo sản phẩm của công ty bán được. Một kế toán viên hiệu quả không chỉ cân đối sổ sách mà còn cung cấp thông tin tài chính cho công ty khi cần nhằm đảm bảo việc điều hành sinh lợi. Thay vì quá chú trọng vào nỗ lực của mỗi cá nhân, hãy tập trung vào những đóng góp thực sự họ có thể làm cho tổ chức.

Đừng định nghĩa những “cống hiến” một cách hạn hẹp. Hãy bao hàm cả những “kết quả trực tiếp”, như doanh số gia tăng, chi phí giảm, cũng như những công việc phát triển tổ chức, như hướng dẫn nhân viên mới, giúp đỡ xây dựng và duy trì hệ thống giá trị của tổ chức. Đừng quên hỏi đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, “Tôi có thể đóng góp được gì để bạn có thể cống hiến hiệu quả hơn?” Sau đó, hãy làm việc hết mình để truyền tải điều đó.

Thói quen số 3: “Phát huy tối đa điểm mạnh”

Điểm mạnh là tài sản, bất kể đó là khả năng, chuyên môn, tri thức hay tính cách của bạn và của cả những người đồng nghiệp. Một nhà quản lý hiệu quả luôn tin vào điểm mạnh của mình, cũng như mọi người xung quanh. Trong quá trình tuyển dụng, đừng cố lảng tránh những yếu điểm. Thay vào đó, hãy làm nổi bật những điểm mạnh của bản thân. Đừng hỏi, “Liệu người này có hợp với tôi?” Hãy tập trung vào những gì mà người đó có thể cống hiến cho tổ chức.

Trong thời gian diễn ra Nội chiến Hoa Kỳ, khi các cố vấn cảnh báo với Tổng thống Abraham Lincoln rằng Tổng tư lệnh tài năng Ulysses S. Grant là một kẻ nghiện rượu, ngài đã đáp lại: “Nếu tôi biết loại rượu mà tướng Grant yêu thích, tôi sẽ gửi ngay cho ông ta vài thùng.” Lincoln luôn chú trọng vào điểm mạnh, vào những khả năng hơn là điểm yếu.

Đó cũng là những gì tướng Robert E. Lee, chỉ huy của Lực lượng ly khai, đã làm. Chuyện kể rằng một viên tướng dưới quyền Lee không tuân theo mệnh lệnh và làm hỏng kế hoạch tác chiến. Một trong các tuỳ viên hỏi Lee: “Tại sao ngài không cách chức ông ta?” Vị tướng trả lời, “Thật là một câu hỏi lố bịch. Ông ấy là một người có năng lực.” Trong kinh doanh cũng như trong chiến tranh, kết quả là yếu tố then chốt. Hãy luôn ghi nhớ điều này, đặc biệt khi đánh giá các nhân viên tương lai, và hiện tại.

Thói quen số 4: Làm việc theo thứ tự ưu tiên

Đa tác vụ là một sai lầm và thực sự không hiệu quả. Để hoàn thành tốt công việc, hãy tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, hoặc tối đa là hai. Ba nhiệm vụ dường như là điều không thể. Tuy nhiên, trong lịch sử từng có những thiên tài có khả năng thực hiện nhiều việc cùng lúc, chẳng hạn như Wolfgang Mozart có thể sáng tác một vài tác phẩm âm nhạc tại một thời điểm, và tất cả đều là kiệt tác. Nhưng không phải ai cũng là Mozart. Bạn có thể hoàn thành mục tiêu bằng đa tác vụ, nhưng những gì bạn làm được thực chất chưa đạt tiêu chuẩn.

Thay vì đa tác vụ, hãy làm một việc tại một thời điểm thật xuất sắc; hướng mọi sự tập trung vào công việc trước mắt. Nếu một hoạt động không đem lại hiệu quả, hãy mạnh dạn từ bỏ nó. Luôn luôn đặt sự ưu tiên lên hàng đầu, việc gì cần làm trước thì làm trước. Hãy can đảm và đặt mục tiêu cao, luôn hướng về phía trước. 

Thói quen số 5: Đưa ra quyết định hiệu quả

Đa số các trường hợp đòi hỏi bạn phải đưa ra quyết định về cơ bản đều giống nhau. Bạn có thể đối mặt với những trường hợp này bằng cách áp dụng một vài quy tắc và quy trình chung. Thử thách ở đây là phải xác định loại hoàn cảnh, đó là loại tiêu biểu, phổ quát hay loại đặc biệt, ngoại lệ cần cách xử lý khác lạ. Sai lầm lớn nhất khi ra quyết định là cố gắng giải quyết những vấn đề phổ quát như thể chúng đặc biệt.

Ví dụ, khi các vấn đề trong sản xuất tái diễn liên tục, bạn có thể giải quyết bằng các quyết định hay hành động đã áp dụng tốt trong quá khứ. Mặt khác, một tai nạn bất ngờ, chẳng hạn như sự cố mất điện toàn khu vực đông bắc Bắc Mỹ năm 1965, là một sự kiện thuộc loại đặc biệt. Để tìm ra lời giải, ta cần những quyết định đặc biệt, chứ không phải vận dụng những quy tắc thông thường. Khả năng đánh giá, phân biệt các trường hợp phổ quát từ các sự kiện khác nhau là yếu tố cốt lõi của một nhà quản lý biết đưa ra quyết định hiệu quả.

Tổng kết

Thông điệp chính của cuốn sách là

Là một nhà quản trị, một nhân viên thông thái, bạn đại diện cho nguồn tài nguyên vô cùng giá trị và cần thiết. Xã hội phụ thuộc vào bạn, và hàng ngàn người lao động trí thức giống bạn – những người có độ hiệu quả cao. Khi bạn làm việc hiệu quả, tổ chức của bạn hoạt động hiệu quả và tạo nên những đóng góp quan trọng cho sự phát triển của xã hội. Chính tính hiệu quả mới có thể cân đối nhu cầu của tổ chức và các cá nhân. Suy cho cùng, phải học, phải rèn luyện để trở nên hiệu quả.

Gợi ý sách cùng chủ đề

Thói quen nhỏ cho cuộc đời lớn, Stephen Guise

Sức mạnh của thói quen, Charles Duhigg