18 Phút

18 Minutes | Bregman Partners

18 Minutes (2011), Peter Bregman

18 phút (2011) là những chỉ dẫn hữu ích giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả bằng cách tập trung vào việc ý nghĩa và tránh sự phân tâm. Thông qua cuốn sách, bạn sẽ định hình được ngành nghề phù hợp với bản thân và tìm ra phương pháp để đạt các mục tiêu đề ra.

Cuốn sách này dành cho

  • Những ai muốn hoàn thành tốt công việc;
  • Những ai đang thấy quá tải với số lượng công việc;
  • Những ai đang tìm kiếm hạnh phúc và ý nghĩa cuộc sống.

Về tác giả

Peter Bregman là cố vấn cho CEO từ các công ty mới khởi nghiệp đến công ty đã lớn mạnh. Chuyên ngành của ông là lãnh đạo và cải thiện môi trường làm việc ngày nay. Những bài viết của ông còn được đăng trên tạp chí Forbes Psychology Today.

Cuốn sách này nói gì? Tìm lại sự tập trung và hoàn thành công việc trong 18 phút. 

Bạn có bao giờ cảm thấy khó tập trung? Không chỉ mình bạn mà rất nhiều người khác cũng đã trải qua cảm giác đó. Với Facebook, Instagram và điện thoại thông minh bên cạnh 24/24, liên tục hiển thị thông báo làm phá vỡ sự tập trung, thật khó khăn để hoàn thành công việc.

Vậy làm thế nào để bạn chiến thắng những phiền nhiễu này và tìm lại được sự tập trung của mình? Trước tiên, bạn cần phải chấp nhận sự thật rằng một mình bạn không thể làm được mọi thứ. Sau đó, bạn cần đảm bảo rằng các mục tiêu của bạn là do chính bạn đặt ra. Cuối cùng, đã đến lúc bạn thực hiện các kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó. Có một số mẹo nhỏ không đòi hỏi nhiều thời gian có thể giúp bạn thành công dễ dàng hơn. Chỉ cần 18 phút.

Qua cuốn sách này, bạn sẽ biết thêm:

  • Những bài học cuộc sống từ nút “hoàn tác gửi” của Gmail;
  • Những bài học về sự lựa chọn từ thạch;
  • Những ai đang tìm kiếm niềm hạnh phúc và ý nghĩa của cuộc sống.

Bắt đầu bằng việc tạm dừng và tập trung vào những hoạt động tốt nhất.

Đôi khi, việc thức dậy vào buổi sáng và nhìn vào danh sách những việc cần làm có thể khiến bạn bị choáng ngợp, quá tải. Sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành tất cả các công việc thực sự rất khó khăn. Tuy nhiên, với một kế hoạch đúng và sự tập trung, bạn vẫn có khả năng làm việc năng suất và hoàn thành chúng.

Trước hết, hãy tìm mục tiêu cần tập trung bằng cách tạm dừng một lát, sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng đến không quá quan trọng, cần hoàn thiện ngay đến chưa cần hoàn thiện ngay và đưa ra phương pháp làm việc hiệu quả nhất.

Việc tạm dừng cũng góp phần giúp bạn tránh được những sai lầm.

Hãy lấy tính năng “hoàn tác gửi” của Gmail làm ví dụ. Tính năng này cho bạn 5 giây để xem xét liệu bạn có thấy hối tiếc về email bạn vừa gửi hay không. Và 5 giây là tất cả những gì mọi người có để tạm dừng và nhận ra lỗi của họ. Tất nhiên, sẽ tốt hơn nếu mọi người có thể tránh được việc viết và gửi những email sai ngay từ đầu.

Bản năng trước tiên của chúng ta thường bao hàm nhiều cảm xúc, bộ não cần thời gian để kiểm soát và đưa ta đến những định hướng đúng đắn. Vì vậy, để tránh nhầm lẫn hay lãng phí thời gian, trước khi bạn hành động, hãy làm chậm và dành một chút thời gian để xem xét lại.

Việc tạm dừng giúp bạn có thêm thời gian chuẩn bị cho những thành công lâu dài.

Hãy coi cuộc sống như một cuộc đua marathon: Nó đòi hỏi nỗ lực và sự bền bỉ không ngừng. Các vận động viên marathon đạt được sự bền bỉ dẻo dai đó qua việc sắp xếp thời gian chạy và nghỉ ngơi hợp lý: chia một tuần thành 4 ngày chạy ngắn, 1 ngày chạy đường dài và 2 ngày nghỉ ngơi. Và cũng như những vận động viên này, bạn cần nghỉ ngơi để nhìn lại mọi việc.

Tạm dừng cho phép bạn suy nghĩ theo những cách mới từ đó đưa ra các khả năng mới.

Nếu không có thời gian nghỉ ngơi đó, bạn sẽ giống như ở trên một chiếc máy bay tự động, chỉ hoạt động theo những định hướng có sẵn. Đây cũng là một lý do dẫn đến sai lầm và bỏ lỡ cơ hội. Khi bạn tạm ngừng một chút, não bạn sẽ có cơ hội bình tĩnh lại, nhìn mọi thứ đúng đắn hơn và tìm ra những khả năng mới.

Chính vì thế, hãy làm công việc quan trọng này đầu tiên: tạm dừng.

Tìm ra những việc hợp với bạn bằng cách tận dụng thế mạnh và nắm bắt điểm yếu của bản thân.

Bạn có tham vọng lớn nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Để tìm ra sự lựa chọn tốt nhất cho mình, hãy cố gắng tự sắp xếp thời gian và tập trung vào những điều quan trọng nhất. Hãy tự hỏi bản thân về các mục tiêu mà bạn muốn hoàn thành trong một ngày, một tuần, một năm hay cả đời. 

Để đạt được những mục tiêu đó,  bạn sẽ cần phải có hướng đi, và chìa khóa để đi đúng hướng đó là hạn chế sự lựa chọn và tận dụng thế mạnh của mình.

Việc hành động sẽ dễ dàng hơn khi có ít lựa chọn hơn. Một cách đơn giản để thu hẹp các lựa chọn là tập trung vào những việc phù hợp với thế mạnh và tài năng của bạn. Đây có thể được coi là một chiến lược hiệu quả phân bổ thời gian và sức lực hợp lý.

Hãy sử dụng phương pháp này để tập trung vào khoảng năm điều, nó sẽ tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của bạn. Đời sống xã hội của bạn được cải thiện: bạn sẽ trở thành một người phụ huynh tốt hơn hay bạn có thể đưa ra những sản phẩm cải tiến. Bằng cách dành 95% thời gian vào những mục tiêu này, thời gian và năng lượng của bạn sẽ được phân bổ một cách tốt nhất có thể.

Tuy nhiên, tập trung vào điểm mạnh không có nghĩa là bạn nên bỏ qua điểm yếu mà thay vào đó, hãy nắm bắt chúng. Khi bạn đang tìm kiếm hướng đi trong cuộc sống và cần lựa chọn những điều phải làm cho ngày hôm sau hoặc vài năm tới, hãy xem xét cả điểm mạnh và điểm yếu. Từ đó, bạn sẽ tìm ra đúng con đường để đi đến thành công.

Giữ nét cá tính khác biệt và theo đuổi niềm đam mê của mình. Đồng thời, hãy tránh những cạm bẫy.

Bạn đã bao giờ nghĩ những điều làm bạn khác biệt là bất lợi? Đừng nghĩ vậy! Ngược lại, đó là một lợi thế cạnh tranh của bạn.

Thị trường đa dạng cho phép con người có nhiều sự lựa chọn hơn bao giờ hết. Từ các quán bar, nhà hàng đến các thiết bị công nghệ và các ứng dụng di động, chúng chỉ nổi bật và thành công khi chúng khác biệt. Những dự án thành công sẽ làm việc gì trong các năm tiếp theo? Câu trả lời đó là: tập trung vào những tính năng đặc biệt và nổi bật.

Đôi khi, sự khác biệt chính là động lực thúc đẩy chúng ta theo đuổi niềm đam mê của mình.

Làm những gì mà ta say mê luôn luôn dễ dàng và thú vị hơn làm việc mà ta không thích. Làm chủ hay hoàn thiện một kỹ năng nhất định có thể mất nhiều thời gian, do đó, hãy tập trung vào điều gì mà bạn thực sự thích.

Hãy lấy việc học một loại nhạc cụ làm ví dụ. Một nghiên cứu tại Học viện Âm nhạc Berlin cho thấy, một người cần 8000 giờ để trở thành một nhà chơi dương cầm chuyên nghiệp. Khoảng thời gian này có thể trôi ngắn hơn nếu như bạn yêu thích những gì mà bạn đang làm.

Tuy nhiên, để thành công, bạn còn phải tránh những cạm bẫy.

Một trong những cạm bẫy phổ biến là xu hướng bỏ cuộc khi thất bại hay gặp sai lầm. Đừng rơi vào cạm bẫy này! Thay vào đó, hãy tự mình đứng lên và xem thất bại như một cơ hội để học hỏi và cải thiện.

Một cạm bẫy khác liên quan đến việc nản chí do không chắc chắn về tương lai. Thực tế, không ai biết trước tương lai – thậm chí một vé số trúng thưởng có thể trở thành một thảm họa trong tương lai! Tốt hơn là bạn nên tập trung vào hiện tại và tự tạo ra các cơ hội cho mình.

Như vậy, bạn đã biết mình phải làm gì và tránh những gì rồi chứ. Bây giờ đã đến lúc bạn thực hiện kế hoạch của mình.

Lên kế hoạch cho một ngày bằng “nghi thức” 18 phút.

Để thực hiện theo đúng kế hoạch, bạn cần sắp xếp thời gian hợp lý. Và để làm được điều đó, bạn cần phải có một hệ thống để giúp bạn theo dõi được tiến độ làm việc cũng như giúp bạn tập trung hơn. Nghi thức 18 phút chính là hệ thống mà bạn cần.

Đầu tiên, dành năm phút vào buổi sáng để lên kế hoạch trong ngày. Ngoài những điều mà bạn muốn làm, hãy tạo thêm “danh sách bỏ qua” để tránh. Điều này sẽ giúp bạn quản lý được ngày làm việc và tập trung vào mục tiêu.

Giả sử, một trong những mục tiêu của bạn là trở thành một người cha/mẹ tốt, hôm nay bạn có thể quyết định không đi tham khảo lời khuyên của các phụ huynh khác mà thay vào đó, tập trung lắng nghe suy nghĩ của con bạn.

Lên kế hoạch là một phương tiện hiệu quả để hoàn thành công việc. Nó có nghĩa là bạn không thể để việc hôm nay cho ngày mai. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng con người có thể dễ hoàn thành công việc khi họ đặt ra thời gian và địa điểm chi tiết cho kế hoạch của mình.

Tất nhiên, đôi khi, có những việc không theo kế hoạch cho trước và bạn phải điều chỉnh lại. Nhưng đừng trì hoãn mọi thứ quá ba ngày. Nếu như vẫn không thể thực hiện được điều đó, tốt nhất là nên để nó qua đi.

Tiếp theo, dành ra một phút mỗi giờ để tạm dừng.

Con người rất dễ bị quá tải và mất tập trung tại một số thời điểm. Để giữ vững tiến độ, hãy dành ra ít phút nghỉ ngơi sau mỗi giờ để nhìn lại những điều bạn đã thực hiện cũng như những điều bạn nên làm tiếp theo. Sau đó bạn sẽ lại tập trung và có thêm năng lượng để làm việc.

Cuối cùng, dành năm phút vào cuối ngày để đánh giá. Đây là thời gian để suy nghĩ về những việc mình đã làm được và chưa làm được trong ngày. Hãy nhớ rằng, học hỏi từ những sai lầm cũng là chìa khóa để thành công lâu dài.

Bây giờ, với sức mạnh của kế hoạch 18 phút hàng ngày, hãy đánh bại những phiền nhiễu đang khiến bạn phân tâm.

Để tránh bị phân tâm, bạn cần làm chủ sáng kiến, ranh giới và bản thân bạn.

Mặc dù bạn có kế hoạch và phương pháp để hoàn thành nó, bạn vẫn có thể thắc mắc: “Vậy còn những phiền nhiễu hàng ngày? Nó có thể tác động đến kế hoạch ban đầu của mình.”

Đánh bại sự phân tâm tất nhiên không phải dễ dàng, và thường là phần khó nhất trong quá trình hoàn thành công việc. Chỉ cần thay đổi môi trường thôi cũng có thể giúp bạn tập trung hơn bởi nếu bạn chỉ nhìn vào một bức tường mỗi ngày, bạn sẽ dễ dàng bị phân tâm. Đó cũng là lí do mà các ghế trong phòng họp thường được sắp xếp lại để mọi người tập trung hơn.

Sẽ dễ dàng hơn để giữ được động lực nếu bạn coi việc hoàn thành công việc là những điều thú vị.

Giả sử bạn có một dự án dài hạn và trông có vẻ khó khăn. Hãy thử nghĩ ra một trò chơi từ công việc đó. Ví dụ như chia dự án thành các cấp độ khác nhau để giảm bớt áp lực và tăng dần phần thưởng cho việc “đánh bại” các cấp đó.

Việc đặt ranh giới rõ ràng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ khu vực làm việc của bạn khỏi những điều phiền nhiễu.

Nếu bạn đang làm việc trong một văn phòng riêng, hãy nói rõ với tất cả mọi người, ngay cả với con của bạn, rằng họ cần phải tôn trọng sự riêng tư của bạn. Nếu bạn đặt ra khoảng thời gian không làm phiền hay quy tắc gõ cửa trước rồi mới được vào thì bạn phải đảm bảo rằng nó được thực hiện, nếu không mọi người chỉ coi đó là một lời gợi ý mà thôi.

Đôi khi, chính chúng ta là nguyên nhân của việc phân tâm.

Đây là một mẹo để giúp bạn: làm bạn phân tâm khỏi chính những phân tâm của bạn! Thường thì bạn có thể chống lại cám dỗ của đồ ăn vặt hay Twitter bằng cách đơn giản là dừng lại và tự đánh trống lảng. Điều này cũng tương tự như việc tạm dừng và tập trung lại vào công việc đang diễn ra.

Bây giờ bạn đã làm chủ được sự phân tâm, đây chính là lúc bạn bắt đầu kế hoạch của mình. Vì vậy, mẹo cuối cùng dành cho bạn: Bắt đầu từ những điều nhỏ, và rồi phần còn lại sẽ đến một cách tự nhiên.

Tổng kết

Thông điệp chính của cuốn sách:

Đừng làm các công việc mà người khác mong đợi hay những gì có vẻ như cần thiết; hãy làm những điều phù hợp với bạn. Hãy tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và niềm đam mê của bạn. Sau đó, lập kế hoạch năm và dùng các bước 18 phút để hoàn thành mục tiêu và vượt qua những sao nhãng theo cách của chính bạn.

Lời khuyên:

Đừng sợ thất bại, hãy tận dụng nó!

Bạn có biết vì sao Iceland lại là nơi hạnh phúc nhất thế giới không? Đó là bởi vì người dân ở Iceland không kì thị sai lầm. Và bạn cũng nên như vậy. Qua việc chấp nhận và học hỏi từ những sai lầm, bạn sẽ trưởng thành hơn, cho phép bạn có thể tối đa hóa những tiềm năng của bản thân. Thất bại là điều không thể tránh khỏi và nó mang tính giáo dục cao.

Khuyên đọc

Bốn giây, Peter Bregman

Bốn giây (2015) đưa ra những ví dụ chính xác về cách thoát khỏi các thói quen không tốt trong công việc, trong sinh hoạt và trong các mối quan hệ. Bốn giây tạm ngừng sẽ giúp bạn làm chậm lại những hành động vội vã, không vui và là bước đầu tiên trong việc gần gũi lại với người khác, nói chuyện và nhận phản hồi từ họ. Bạn có thể chuẩn bị tốt mọi thứ nếu như bạn hít một hơi thật sâu trước khi bắt đầu.