Nguyên Lý 80/20

The 80/20 Principle (1998), Richard Koch

Tóm tắt

Nguyên lý 80/20 đã được nhà triết học, kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto giới thiệu từ lâu nhưng nó chỉ thực sự đi vào ứng dụng qua cuốn Nguyên lý 80/20 của tác giả Richard Koch. 

Cuốn sách sẽ cho ta:

  • Chìa khóa giúp kiểm soát đời sống của mỗi người
  • Cách bàn giải thực tế, đi vào những vấn đề thực tiễn, đầy sức thuyết phục
  • Giúp nâng cao hiệu năng công việc nhờ tận dụng các động lực

Cuốn sách dành cho:

  • Những ai muốn đạt kết quả tốt mà không phải tốn thêm thời gian.
  • Những ai muốn giải phóng thời gian để tận hưởng hạnh phúc.
  • Những ai muốn tăng lợi suất trong kinh doanh.

Tác giả

Richard Koch từng là nhà tư vấn quản trị, sau đó về hưu năm 1990 để tập trung viết sách. Ông là tác giả của 18 đầu sách rất được hoan nghênh trong đó có Nguyên lý 80/20. Chính ông cũng đã áp dụng thành công nguyên lý này vào cuộc đời của mình.

Thường thì 80% thành quả đến từ 20% công sức.

Nếu nhìn lại quá trình làm việc của mình, hẳn bạn cũng nhận ra phần lớn khối lượng công việc được xử lý ngay sát hạn chốt. Những gì bạn làm được trong vài ngày cuối thậm chí còn nhiều hơn cả mấy tuần thong dong trước đó.

Trên thực tế, sự bất cân bằng này cũng không phải hiếm gặp. Ví dụ, hầu hết mọi người đều tham gia giao thông an toàn, chỉ có khoảng 20% lái ẩu và chính 20% này gây ra 80% số vụ tai nạn. Đây không hẳn là một sự ngẫu nhiên, đằng sau nó là quy tắc 80/20: 80% đầu ra được tạo thành từ 20% đầu vào.

Tại sao không phải là một tỉ lệ nào cân đối hơn ? Vì không phải nguyên nhân nào cũng dẫn đến cùng một hệ quả. Còn có thể khi áp dụng vào thực tế, tỉ lệ này sẽ thay đổi thành 70/30 hay 99,9/0,01 tùy trường hợp.  Thậm chí tổng tỉ lệ không nhất thiết phải là 100 chẵn.

Như vậy, quy tắc 80/20 có thể hiển hiện ở nhiều dạng, trong nhiều mặt cuộc sống và một khi bạn nhận diện được, nó sẽ vô cùng hữu dụng.

Liệu quy tắc 80/20 có phải là một sự bất công?

Chúng ta đều mong thế giới tồn tại sự công bằng nhưng đó sẽ mãi chỉ là hi vọng vì bất công mới là bản chất của xã hội.

Lấy một khía cạnh rất tự nhiên là ngôn ngữ ra làm ví dụ: Theo nghiên cứu của Sir Isaac Pitman, chỉ cần 700 từ thông dụng để tạo được 2/3 số cuộc hội thoại hàng ngày. Nếu tính cả các dạng đã chia từ 700 từ trên thì con số có thể lên đến hơn 80%. Nghĩa là chưa đến 1% vốn từ vựng đã chiếm 80% lượng từ thường dùng.

Vậy sự bất cân đối này nảy sinh do đâu? Trước tiên hãy nói qua hiệu ứng cánh bướm, cụm từ được dùng để miêu tả khái niệm trong lý thuyết hỗn độn về sự ràng buộc chặt chẽ của hệ đối với các điều kiện ban đầu. Hay nói cách khác, một cách biệt nhỏ từ ban đầu có thể trở thành một cách biệt lớn hơn hoặc một vị thế thượng phong về sau và vì vũ trụ vốn ghét sự công bằng, các tác nhân luôn có những cách biệt dù rất nhỏ mà từ đó tạo nên thu hoạch có chênh lệch vô cùng lớn.

Kinh doanh hiệu quả với phương pháp phân tích 80/20

Làm sao để tạo nhiều lợi nhuận nhất với chi phí và công sức thấp nhất ? Phương pháp 80/20 sẽ là công cụ hữu hiệu hướng dẫn ta giải bài toán trên của doanh nghiệp.

Đầu tiên, hãy phân khúc thị trường: Xác định đâu là 20% mặt hàng chiếm 80% giá trị công ty, đâu là 20% khách hàng mang đến cho công ty 80% lợi nhuận, những đối thủ phải cạnh tranh trong từng phân khúc,… Việc phân tích cần dựa trên số liệu cụ thể và thực trạng rõ ràng, nếu không sẽ rất dễ dẫn đến những kết luận sai lầm.

Sau khi biết được 20% trọng điểm, ta tiến tới bước tiếp theo: Đơn giản hóa. Càng kinh doanh đa dạng thì lợi nhuận càng cao ư ? Không hề! Sản xuất nhiều mặt hàng khác nhau đồng nghĩa với việc bạn phải chi nhiều hơn cho hệ thống quản lý cồng kềnh và với một dây truyền nội bộ rối rắm, chỉ cần một mắt xích  xảy ra trục trặc sẽ mang lại hậu quả vô cùng tồi tệ. Vậy tại sao chúng ta không bỏ qua 80% rườm rà không hiệu quả để tập trung vào 20% đơn giản nhất, mang lại hiệu quả cao nhất ?

Năm 1992, cơ sở tại Mỹ của công ty Corning hoạt động trì trệ. Sang đến năm sau, thị trường ở Đức của họ bị giảm sút nghiêm trọng. Các quản trị viên đã ngồi lại xem xét kĩ lưỡng khả năng sinh lời của tất cả các sản phẩm và nhận được kết quả vô cùng bất ngờ: Tại Kaiserslautern, công ty sản xuất 2 mặt hàng, loại R10 đơn giản, số lượng lớn và R5 với số lượng thấp hơn nhiều. Theo dự tính, chi phí sản xuất R5 cao hơn R10 là 20% nhưng khi lên giá thành đầy đủ, con số này đạt đến 500000%!

Thật khó tin ư ? Đừng quên rằng để duy trì được các thông số kĩ thuật của R5 cần rất nhiều kĩ sư túc trực giám sát, còn nếu chỉ tập trung sản xuất R10 thì chi phí nhân công sẽ giảm đi đáng kể. Và thực tế người ta đã làm như thế. Bằng việc loại bỏ những sản phẩm không có khả năng sinh lời, số lượng thấp, góp phần rất nhỏ vào tổng doanh thu và tạo ra lợi nhuận âm, yêu cầu nhân sự cần đến tay nghề kĩ sư đã giảm 25%.

10 ứng dụng hàng đầu trong kinh doanh của phương pháp 80/20: 

  1. Vạch chiến lược
  2. Nâng cao chất lượng
  3. Cắt giảm chi phí và cải tiến dịch vụ
  4. Tiếp thị
  5. Bán hàng
  6. Công nghệ thông tin
  7. Ra quyết định và phân tích vấn đề
  8. Quản trị kho
  9. Quản trị dự án
  10. Đàm phán

Trên đây chỉ là 10 mục hàng đầu, hiểu rõ nguyên lý 80/20 bạn có thể giải quyết mọi vấn đề hiệu quả.

Thay đổi cách nghĩ, thay đổi cách sống

Chúng ta dùng phương pháp phân tích 80/20 với những số liệu cụ thể chính xác. Vậy trong cuộc sống với những vấn đề phi định lượng, làm sao để áp dụng nguyên lý 80/20 hiệu quả ? Đó là khi bạn cần đến tư duy 80/20.

Khi tư duy theo lối 80/20, những gì ta có chỉ là cảm tính và kinh nghiệm cá nhân.

Trẻ nhỏ luôn được dạy rằng nên chơi với tất cả các bạn vì bạn nào cũng quý như bạn nào. Nhưng dần trưởng thành, ta hiểu rằng không phải mối quan hệ nào cũng ‘đồng giá’ như nhau, có những người bạn quan trọng với ta hơn rất nhiều bạn bè khác. Và không có gì quá khi nói 20% số bạn đó mang lại cho ta 80% ‘giá trị’ cuộc sống: niềm vui, hạnh phúc, sự thân thiết,…- những thứ không thể đo đếm nhưng cũng không khó để nhận ra.

Thay vì hướng tới số lượng, tư duy 80/20 tập trung vào chất lượng, ví dụ như làm sao để đào sâu 20% mối quan hệ quan trọng, ý nghĩa nhất.

Quên việc quản lý thời gian đi!

Một ngày có 24 giờ và hầu hết chúng ta đều cố gắng làm nhiều việc càng tốt, nếu biết cách sắp xếp hợp lí, ta có thể tăng hiệu suất lên 15-20%. Nhưng tin tôi đi, đó chưa phải là phương án tối ưu nhất!

Nguyên lý 80/20 đã mang đến cả một cuộc cách mạng về thời gian. Đừng quan tâm tới thời gian biểu chồng chất, bạn chỉ cần tập trung vào 20% nhiệm vụ mang lại 80% thành quả.

Jim là một người bạn và cũng là đồng nghiệp của tôi. Khi chúng tôi cùng hùn vốn lập một văn phòng tư vấn quản lý nhỏ, văn phòng chật cứng người và tất cả đều hoạt động điên cuồng, trừ Jim. Anh ấy im lặng ngồi một mình, chăm chú nhìn vào tờ lịch và suy nghĩ những việc cần làm. Chốc chốc anh ấy sẽ gọi vài nhân viên một căn phòng yên tĩnh, giải thích cho họ những việc phải làm, lặp đi lặp lại ba lần và vô cùng chi tiết. Jim là kiểu người chậm chạp, uể oải nhưng là một nhà lãnh đạo tài ba. Anh ta dồn hết thời gian của mình vào việc tìm ra những nhiệm vụ nào mang lại giá trị cao, người nên phụ trách nhiệm vụ đó và đảm bảo chúng phải được hoàn thành.

10 việc giúp sử dụng thời gian tạo giá trị cao nhất

  1. Những việc giúp bạn nhanh chóng đạt được mục đích chung của cuộc đời. 
  1. Những việc trước giờ bạn vẫn muốn làm.
  1. Những việc đã có sẵn tỉ lệ 80/20 giữa thời gian và kết quả.
  1. Những cách làm mới hứa hẹn năng suất cao hơn.
  1. Những việc người khác bảo bạn không được làm.
  1. Những việc đã có người thực hiện thành công ở một lĩnh vực khác.
  1. Những việc cần dùng đến khả năng sáng tạo.
  1. Những việc không thể nhờ người khác làm.
  1. Những việc có người phối hợp chất lượng cao.
  1.  Những việc mà cơ hội chỉ đến một lần.

Nâng cao chất lượng cuộc sống nhờ tư duy 80/20

Phải chăng chúng ta đang dùng 80% quãng đời của mình để cảm nhận chưa tới 20% hạnh phúc? Nếu đúng là vậy thì hãy thay đổi ngay từ giờ đi!

Tự hỏi bản thân đâu là 20% mang lại 80% hạnh phúc cho bạn ? Sau khi biết 80% còn lại, ta sẽ bắt tay vào hành động, rất đơn giản thôi: Hãy cắt giảm chúng đi.

Nếu công việc không mang lại cho bạn bất kì cảm hứng nào, bạn có thể tìm một việc khác, định nghĩa lại giá trị bản thân, giảm giờ làm hay gì cũng được, miễn là không tiếp tục buộc mình với một công việc mà ngày ngày chỉ đếm giờ chờ tan sở.

Giảm được 80% trên, bạn sẽ tự khắc có thêm 20% để tạo niềm vui trong cuộc sống.

 “Thông điệp cốt yếu của nguyên lý 80/20 là một thực tế đi ngược lại với trực giác nhưng phổ biến mọi nơi mọi lúc, một tình trạng hết sức rõ rệt về sự không cân bằng, mất cân xứng và thiếu hẳn một sự tương xứng giữa công sức và thành quả, một điều mà các khoa học gia gọi là phi tuyến tính”

Nguyên lý 80/20 hiện hữu trong mọi mặt, mọi lĩnh vực: Thiểu số nguyên nhân dẫn đến đa số kết quả. Tập trung nâng cao 20% hiệu quả, cắt giảm 80% không hiệu quả, bạn sẽ thu được thành quả đáng kinh ngạc!

Gợi ý sách khác

Sống theo phương thức 80/20, Richard Koch

Công cụ của những người khổng lồ, Tim Ferris

Đánh thức con người phi thường trong bạn, Anthony Robbins

Con người 80/20, Richard Koch

Tập trung: Sức mạnh của tư duy có mục tiêu, Jurgen Wolff