Vị Giám Đốc Một Phút

The One Minute Manager (1980), Ken Blanchard

Giới thiệu tác giả

Ken Blanchard là một tác giả có sức ảnh hưởng rất lớn tại Mỹ. Quyển sách được đón nhận nồng nhiệt nhất của ông là “Vị Giám Đốc Một Phút” (The One Minute Manager), đồng tác giả với Spencer Johnson, được bán ra hơn 9 triệu bản trên khắp thế giới và đến nay vẫn còn nằm trong danh mục những cuốn sách bán chạy nhất. “Vị Giám Đốc Một Phút” được đánh giá là một trong những quyển sách thành công nhất mọi thời đại về chủ đề kinh doanh.

Giáo sư Blanchard là giám đốc điều hành văn hóa, tinh thần của The Ken Blanchard Companies, Inc. – một công ty chuyên tư vấn và đào tạo quản lý trên toàn cầu. Hiện nay, ông đã nhận rất nhiều giải thưởng và nhiều lần được tôn vinh vì những đóng góp trong lĩnh vực quản lí, lãnh đạo và thuyết giảng.

Sơ lược về cuốn sách

Khi chỉ nhìn vào tựa đề, hẳn không ít người sẽ nghĩ cuốn sách này dành cho những người làm  quản lý của các công ty, nhưng ý nghĩa và giá trị thật của nó còn có thể ứng dụng trong nhiều mặt trong cuộc sống. Câu chuyện thú vị trong cuốn sách này sẽ chia sẻ với các bạn rất nhiều điều. Đó là những kiến thức đã được đúc kết từ những nghiên cứu trong các lĩnh vực tâm lý học, y học và khoa học hành vi về cách con người hợp tác tốt nhất với người khác.

“Tốt nhất” muốn ngụ ý rằng mọi người đã đạt được những kết quả đáng quý ra sao, họ cảm thấy hài lòng về chính mình, về công việc, công ty và những người khác như thế nào. Câu chuyện “The One Minute Manager” (Vị giám đốc một phút) tổng hợp những kiến thức quý báu mà nhiều nhà thông thái đã truyền lại, cùng những kinh nghiệm mà chúng ta đã tự khám phá được. Chúng ta nhận ra tầm quan trọng của những nguồn tri thức quý giá này; đồng thời cũng nhận ra rằng những nhân viên dưới quyền của mình sẽ mong mỏi người lãnh đạo có được nguồn tri thức đó – điểm tựa giúp họ phát triển và khẳng định mình.

Vì thế, các bạn sẽ rút ra được nhiều điều bổ ích từ cuốn sách này, áp dụng vào công việc quản lý hàng ngày.Khổng Tử, một nhà hiền triết Trung Hoa cổ đại đã nói rằng: “Bản chất của kiến thức suy cho cùng chính là biết cách áp dụng chúng vào thực tiễn cuộc sống”.

“Bản chất của kiến thức suy cho cùng chính là biết cách áp dụng chúng vào thực tiễn cuộc sống”.

Con đường của vị giám đốc một phút

Có ba bí mật có thể gọi là yếu tố mấu chốt cho việc quản lý một phút:

Thống nhất mục tiêu với trên dưới 12 nhân viên. Hãy đảm bảo các mục tiêu được viết ra những mảnh giấy riêng biệt. Đó chính là “xác định mục tiêu trong một phút”. Từ đó, nhân viên biết sếp mong đợi gì ở họ và họ phải làm gì để giảm thiểu tỉ lệ gặp mặt với sếp vì các vấn đề phát sinh. Họ phải nhận thức được rằng, họ được thuê để giải quyết vấn đề.

Những người này sẽ luôn phải đọc đi đọc lại các mục tiêu đã viết ra để chắc chắn rằng họ đang thể hiện tốt vai trò của mình. Bên cạnh đó, việc ghi chép và cập nhật tiến độ với sếp cũng là điều cần thiết. Không phải để sếp thở phào nhẹ nhõm yên tâm với số liệu mà để họ luôn theo dõi sát công việc và tiến trình làm việc của công ty. Từ đó sếp có thể “tán dương một phút”, tức là ngay lập tức có những phản hồi tốt về công việc tới nhân viên.

Nếu một nhân viên có khả năng làm việc nhưng lại làm chưa tốt, người quản lý cần đưa ra “lời khiển trách một phút”- khiển trách tức thì. Không phải phê bình về con người mà là về tiến độ, hành vi và năng suất vì chúng không đạt tới mức tốt nhất mà nhân viên đó có thể  làm. Quan trọng hơn cả, cần cho người đó biết rằng họ giá trị như thế nào để sau mỗi lần phê bình, họ không bao giờ lặp lại lỗi lầm đó nữa.

Phần tiếp theo của câu chuyện giải thích tại sao “quản lý một phút” lại hiệu quả đến vậy.

Lý do đơn giản là chúng ta luôn có xu hướng muốn biết diễn biến làm việc của mình, có đạt hiệu quả hay không và khi có năng suất, đương nhiên cảm giác sẽ là vui vẻ và hạnh phúc. Vị giám đốc một phút có một bí quyết rất đơn giản là: “Dành ra một phút” – “Nhìn vào mục tiêu” – “Nhìn nhận xem mình đang thể hiện như thế nào” – “Xem liệu những gì bạn làm có phù hợp với mục tiêu đã đề ra không”. Một bí quyết đơn giản mà vô cùng hiệu quả.

“Một phút tán dương” mang hiệu quả tương tự vì nó truyền động lực. Thật khó có thể tìm thấy một ai làm tốt mọi thứ từ lần đầu bắt tay vào làm, bởi ai cũng phải luyện tập. Vậy mấu chốt để huấn luyện ai đó khi họ bắt đầu một công việc mới toanh chính là dạy cho họ cách làm gần đúng trước, cho tới khi họ học được cách để làm nó chính xác hoàn toàn. 

Kỷ luật không có tác dụng với những ai không chắc chắn hoặc lo âu về điều mà họ làm, chỉ có khích lệ mới đem lại hiệu quả. Động viên giúp người ta đi đúng lối, dù mất ít thời gian để khích lệ đôi ba câu, song nó chính là chìa khóa để mở ra cả con đường dài sự nghiệp.

Nếu như “Một phút tán dương” mang những lợi ích nêu trên thì “Một phút chỉ trích” hiệu quả vì nó là dạng phản hồi công bằng và chân thực nhất để sửa chữa, nâng cao sự thiếu năng suất. Nhân viên sẽ luôn nhận thức được nếu lời phê bình là hợp lý vì các mục tiêu đã được xác định sẵn từ đầu. Các nhà lãnh đạo được tôn trọng đơn giản chỉ vì họ có thể nói ra đúng sự thật một cách thẳng thắn. Những lời nhận xét ngắn gọn, nhanh chóng, tập trung vào hành động chứ không phải con người giúp giảm thiểu đáng kể những cảm xúc tiêu cực. Kết thúc cuộc hội thoại, tất cả còn lại là ánh sáng mở ra những điều mới mẻ.

Khó khăn trong việc lãnh đạo

Câu chuyện về vị giám đốc một phút cho ta thấy rõ rằng việc quản lý không phải lúc nào cũng có thể hoàn thành trong một phút. “Giám đốc một phút” tượng trưng cho ý nghĩa rằng những người quản lý không hề phức tạp như ta tưởng tượng. Hãy thử điểm qua một số ví dụ cho sự thành công của phương pháp quản lý này. Nhà đầu tư Warren Buffett tuyển những nhà quản lý tài chính có ít mục tiêu, đổi lại có đích đến rõ ràng, vì thế ông rất ít khi phải gặp mặt họ. Họ làm việc và luôn gửi báo cáo định kỳ cho Warren. Nhà thám hiểm Nam Cực Sir Ernest Shackleton được các nhân viên dưới cấp vô cùng tôn trọng vì họ biết rõ ông kỳ vọng những gì ở họ, nếu bị quở trách, họ luôn nhận được những lý do hợp tình hợp lý. Gần đây, giám độc tập đoàn GE Jack Welch nói rằng phương pháp quản lý của ông là “vừa đấm vừa xoa”, chỉ được áp dụng trong một số tình huống cụ thể khi một số mục tiêu bị chệch hướng. Nó không tạo ra bầu không khí sợ hãi. Nếu mỗi người không phải nớm nớp và nhận thức đúng được trách nhiệm của mình, họ sẽ không bao giờ đổ lỗi.

Nghĩ rộng hơn thì “The One Minute Manager” không chỉ dành cho môi trường làm việc, nó có thể áp dụng vào rất nhiều khía cạnh trong các mối quan hệ giữa con người với nhau. “Cứng rắn và tao nhã” luôn là mục tiêu của bất kỳ ai.

Lời nói cuối

Khi cuốn sách này lần đầu tiên được xuất bản vào năm 1982, rất nhiều người trong các công ty và tổ chức trên thế giới đã đọc nó nhằm nâng cao năng suất, lợi nhuận, để thành công hơn trong công việc và cuộc sống. Trải qua hơn hai thập kỷ, chúng tôi phát hiện ra rằng mọi người áp dụng những nguyên lý của cuốn sách này còn bởi vì họ thật sự muốn được đổi xử một cách trung thực và công bằng, cũng như muốn được đánh giá cao và được hài lòng với cuộc sống của mình.

Trong công việc, cả nam lẫn nữ giới, sau khi áp dụng ba “Bí quyết một phút” đều cho biết rằng họ thăng tiến hơn, cảm thấy ít căng thẳng hơn và thích thú với công việc hơn, giống như những nhân vật trong câu chuyện này.

Ở môi trường gia đình, những người đã vận dụng ba “bí quyết” này tiết lộ với chúng tôi rằng họ đã thu được những kết quả rất khả quan. Bằng cách áp dụng những “Mục tiêu Một phút”, “một phút khen ngợi”, “một phút khiển trách”, con cái của họ bắt đầu biết tự quản lý cuộc sống ổn định hơn, và vợ/chồng họ cũng đã có cách cư xử tốt hơn.

Và hơn bao giờ hết, ngày nay, xã hội yêu cầu phải con người phải tạo ra được nhiều thành tựu hơn và sử dụng ít nguồn lực hơn, chúng tôi tin rằng các bạn sẽ áp dụng những điều khám phá được trong cuốn sách này để đạt được thành công trong công việc và trong cả cuộc sống tinh thần.

Một số cuốn sách cùng thể loại

Leading at a Higher Level của Ken Blanchard

Gung Ho! Turn On the People in Any Organization của Ken Blanchard

The Five Dysfunctions of a Team của Patrick Lencioni

The 21 Irrefutable Laws of Leadership của John C. Maxwell

First, Break All the Rules  của Curt Coffman của Marcus Buckingham